大家好,乐天来为大家解答以下的问题，关于受控文件电子版，受控文件电子印章这个很多人还不知道,现在让我们一起来看看吧！
1、受控文件指受控制的文件，不能随便毁坏、丢失、外流。
2、跟踪文件指按照流程，需要全程记录有关情况的文件。
3、这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。
4、文件封面一般加盖受控图章。
5、受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。
6、受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。
7、受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。
8、许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。
9、一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。
10、 受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。
11、受控文件，之所以需要“受控”，是因为其重要性，标准性和责任性。
12、所以，需要制定相关的管理制度，并由文控部门进行管控监督，防止被非正规修改，或对文件不重视、随意损坏或丢失。
13、正是因为其具有标准性，所以如有修改版或新版本分发出去，需要回收旧的文件，以防止误用。
14、这也是受控文件与其他文件的最大区别。
15、因此，复印版的受控文件是不生效的，只能用于了解参考，不作为标准和责任的依据。
16、扩展资料：受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。
17、文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。
18、一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所（或规定的场所）的。
19、并且，所有的受控文件应该妥善保存。
20、将受控文件丢失，就是违反了你们公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。
21、至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。
22、参考资料：百度百科-受控文件。
本文分享完毕，希望对大家有所帮助。
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